Cette réflexion a été engagée suite au constat établi par les services de la Direction Régionale qui a fait ressortir qu’en dépit des efforts déjà déployés dans ce cadre, il était souvent constaté qu’un même courrier, quelque soit sa consistance ou sa nature, était transmis à la fois par fax, par e-mail et par porteur avec tout ce que cela entraine comme surcoûts et autres inconvénients tels que :

• L’entassement de documents à tous les niveaux et quasi-saturation des espaces réservés à leur conservation;
• Perte de temps précieux lors du traitement (enregistrements, tri, répartition) du courrier arrivée;
• Démultiplication des besoins en consommables tels que tonner, papier fax générant des difficultés dans la gestion du magasin et du budget.

   Aussi, vu l’importance du sujet, et dans l’attente de l’aboutissement de cette réflexion, la démarche suivante a été adoptée.

• Pour ce qui est du courrier ordinaire, seule la lettre signée par le directeur est transmise par fax. Au cas où l’envoi comporte des pièces jointes (rapport, canevas fiches, p-v de réunion) celles-ci doivent être transmises par e-mail à l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. et signalées dans ledit envoi.
• Pour ce qui est du courrier spécifique, tels que les dossiers devant être transmis en l’état, à l’administration centrale (demande de subventions formulées par les associations de consommateurs, cahiers des charges pour l’exportation de certaines produits, dossiers administratifs etc...) ces derniers doivent être transmis selon les instructions, soit à mes services ou directement à l’administration centrale, exclusivement par porteur et dans le respect des délais requis.

Le présent communiqué, adressé à l’ensemble des cadres relevant des directions de commerce de la région et qui sont partie prenante dans la mise en œuvre de la démarche en question vise à vulgariser cette dernière et dont les retombées, sur la gestion du courrier, seront visibles dés la fin du premier semestre 2019, tant en terme de fluidité dans la circulation du courrier, de gestion du budget (acquisitions de consommables, prévisions…) que d’organisation du secrétariat.

A moyen terme, cette démarche permettra de prendre en charge la circulation du courrier (virtuel), grâce aux réseaux internes, entre les différents niveaux de la hiérarchie, sans recourir aux impressions systématiques des projets de lettres, de rapports etc, qui se sont avérées très coûteuses et lentes, et ce pour parvenir à un objectif de dématérialisation du courrier (zéro papier).